PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN

y Administración del Cambio

Querer, saber y poder

Se desarrolló un Programa de Administración del Cambio propiciando que los Servidores Públicos QUIERAN, SEPAN y PUEDAN enfrentar los retos y actividades críticas que se presenten durante y después de la implementación del Sistema de Justicia en Línea.

Para ello fue necesario:

Crear un clima de cambio.

Involucrar y habilitar a la organización.

Implementar y sostener la transformación.

En base a lo anterior se realizó la presentación del programa a todas las Salas del tribunal, en la que se definió, qué es el Sistema de Justicia en Línea, la forma en que está compuesto, las acciones para obtener el diseño e implementación y optima utilización del sistema, así como el enfoque de la administración del cambio y las líneas de acción que se aplicarán en cuanto a la sensibilización, comunicación, capacitación, análisis de riesgos y medición de impactos.

Las líneas de acción implementadas por el tribunal en este programa de sensibilización y administración del cambio fueron tres:

• Sensibilización:

En este punto se pretende que los servidores públicos que son esenciales para el Proyecto se involucren y comprometan con los objetivos de la transformación, estén conscientes de sus responsabilidades y provean el soporte necesario para mitigar los riesgos y asegurar el éxito del Proyecto de Implementación del Sistema de Justicia en Línea, con apoyo de una Red de Agentes de Cambio que apuntalen este proceso de alineación, comunicación, involucramiento y disposición al cambio.

• Comunicación:

Se estableció un intercambio de información en dos vías, interactivo y participativo que involucró a las personas indicadas, en el momento, la forma y el medio indicados y difundiendo el mensaje correcto, a través de una estrategia de comunicación que considere un análisis de audiencias, canales, medios y mensajes clave, soportados por herramientas para la ejecución, seguimiento y evaluación de su efectividad.

• Capacitación:

Se habilitó la transferencia de conocimientos a la organización, así como el desarrollo de métodos para lograr un soporte continuo en el desempeño del trabajo diario y facilitar la capacitación a usuarios finales de manera organizada para dar oportunidad a las diferentes audiencias de adquirir el conocimiento y desarrollar las habilidades que les permitan utilizar el Sistema de Justicia en Línea eficientemente.

• Análisis de Riesgos y Medición de Impactos:

Se identificaron los impactos organizacionales que se pudieran generar por la implementación del Sistema de Justicia en Línea, detectando las actividades que cambian y las que permanecen en la operación, así como aquellas que desaparecen y las que son nuevas. Se identificaron usuarios finales, roles, tareas, perfiles y se determinaron sus requerimientos de capacitación.

El programa fue divido en dos fases: • Capacitación al personal, y • Demostración funcional del sistema de justicia en línea

El desarrollo de la primera fase inició en el mes de abril del año dos mil trece, consistente en la sensibilización al cambio. La segunda fase se tiene programada para usuarios internos a partir del mes de octubre del presente año.

Como avance y consolidación a dicho programa se han impartido 3 conferencias en los rubros siguientes:

• “REFLEXIONES DE LIDERAZGO EN EQUIPO”

Impartida por el Ing. Jorge Patrón Camacho, Director General de VIA Procesos, en la que asistieron los integrantes de Sala Superior, de las tres Salas Regionales y área administrativa, con un total de 70 participantes.

• “EQUIPOS DE TRABAJO SERVICIO AL CLIENTE”

Impartida por el Ing. Aníbal Echeverría Pardo, Gerente de Operaciones de Vía Procesos, a todos los integrantes de Sala Superior, de las tres Salas Regionales y área administrativa, contando con la asistencia de 73 servidores públicos.

• “MANEJO DEL CAMBIO”

Por el Ing. Aníbal Echeverría Pardo, Gerente de Operaciones de Vía Procesos, en la que asistieron 71 servidores públicos.

• “5S’s”

Por el Ing. Aníbal Echeverría Pardo, Gerente de Operaciones de Vía Procesos, en la que asistieron 61 servidores públicos.